Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
Befragung ist nicht gleich Befragung. So ist ein spontanes Meinungsbild über bekannte und verwendete Markenprodukte schnell einmal eingeholt. Das gilt jedoch nicht gleichermaßen für alle Umfragethemen. Spätestens beim Thema „Mitarbeiterbefragung“ steigt die Sensibilität bei allen Stakeholdern. Kein Wunder, denn hier geht es darum, dass Menschen ihre Einstellungen, Erwartungen und Bedürfnisse, aber auch Sorgen, Kritik und Unzufriedenheiten hinsichtlich ihres Arbeitgebers, ihrer Kollegen, ihrer Vorgesetzten etc. preisgeben – und dies in vollstrukturierten „Formularen“ wie Paper-Pencil-, Computer- oder Online-Fragebögen. Das funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter uneingeschränktes Vertrauen in die Wahrung ihrer Anonymität haben, also zu keinem Zeitpunkt jemals auf ihre Person rückgeschlossen werden kann.
Wer mit dem Thema „Mitarbeiterbefragung“ befasst ist, dem sei dieses Zitat des Hamburgischen Beauftragen für Datenschutz und Informationsfreiheit ans Herz gelegt, denn es verdeutlicht den Facettenreichtum solcher Erhebungen:
Die „Mitarbeiterbefragung“ ist ein definiertes Instrument der betrieblichen Sozial-/ Motivationsforschung. Synonyme Begriffe sind beispielsweise „Meinungsumfrage“ oder auch „betriebliche Umfrage“. Sie dient der systematischen Informationsgewinnung über Einstellungen, Wertungen, Erwartungen, Bedürfnisse und Erfahrungen der Beschäftigten mit dem Ziel, Aussagen über den Grad der allgemeinen Arbeitszufriedenheit oder Aussagen über den Grad der Zufriedenheit mit bestimmten Teilaspekten der Arbeit, des Abeitsumfeldes, der Arbeitsorganisation usw. (z.B. Ermittlung der Meinungen und Vorstellungen der Beschäftigten hinsichtlich der geltenden Arbeitszeitregelungen, der Aufstiegsmöglichkeiten oder des Führungsverhaltens o.ä.), Aussagen zur Einschätzung etwaiger künftiger Änderungen zu erhalten. Die Mitarbeiterbefragung ist demnach ein Analyse- und Diagnoseinstrument des Dienstherrn und Arbeitgebers. […] Die Mitarbeiterbefragung ist zugleich ein Instrument der Beteiligung der Beschäftigten im Rahmen von Veränderungs- und Modernisierungsprozessen.
Bei dieser Form von Studien kommt dem Datenschutz, konkret der Anonymität der Aussagen der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, also eine entscheidende Rolle zu. Fehler oder die fahrlässige Missachtung von Datenschutzmaßnahmen können dazu führen, dass die Belegschaft oder zumindest Teile davon an weiteren Befragungen nicht mehr teilnimmt. Abgesehen von zivilrechtlichen Klagen, die das fragende Unternehmen hart treffen können.
IfaD hat deshalb eine ganze Reihe von Maßnahmen vorrätig, wenn es Mitarbeiterbefragungen im Auftrag durchführt. Hier kann das Institut für angewandte Datenanalyse auf einen großen Erfahrungsschatz zugreifen. Eine Besonderheit unter vielen ist zum Beispiel eine neutrale Vertrauensperson, die im Büro von IfaD telefonisch Fragen von Befragten zur Studie, zum richtigen Umgang mit der Befragung und anderen Aspekten beantwortet. Die Befragten müssen sich also in solchen Fällen nicht an ihre Vorgesetzten wenden und bleiben auch in diesem Punkt „anonym“.
Ihr Ansprechpartner bei IfaD für alle technischen Fragen:
Martin Klein
